אוניברסיטת בר-אילן היא האוניברסיטה הצומחת ביותר בישראל מבחינת מספר הסטודנטים/יות, וכיום לומדים בה כ-21,200 סטודנטים לתואר אקדמי. בר-אילן מצטיינת במחקר ובהוראה, והיא מקיימת קשרים ענפים עם התעשייה והקהילה. באוניברסיטה פועלות 10 פקולטות והיא מונה כ-789 חברי סגל בכירים.
ביקשנו מיודפת סגמן שיריזלי, מנהלת המוקד במרכז שירות וגיוס באוניברסיטה, לספר לנו על היישום של מערכת SENDIX לשליחת הודעות מרובות בוואטסאפ, וכיצד הפתרון מאפשר לארגון לשמור על ערוץ תקשורת אפקטיבי עם הסטודנטים ועם המתעניינים בלימודים אקדמים במוסד.
יודפת סגמן שיריזלי, מנהלת מרכז שירות וגיוס באוניברסיטת בר אילן, תוכלי לספר לנו איך הגעתם ליישום של מערכת SENDIX?
"בשמחה. אוניברסיטת בר-אילן נמצאת בצמיחה מהירה מבחינת כמות המתעניינים בלימודים ומספר הסטודנטים/יות, וכדי להמשיך לספק מידע וחווית שירות ברמה הגבוהה ביותר לציבור הרחב ולקהל הסטודנטים, רצינו להטמיע מערכת שתאפשר לנו לשלוח הודעות מסוגים שונים למאות ואלפי נמענים, ביעילות ובמהירות.
אחד מהיעדים המובילים שלנו בפעילות המוקד היא היכולת להעניק מענה מהיר ללקוחות, תוך שמירה על מתן שירות איכותי ואישי. אחרי שבחנו מספר פתרונות, הגענו למסקנה שמערכת SENDIX של קונסיסט יכולה להביא אותנו לעמידה ביעד הנ"ל, והחלטנו להטמיע אותה. את קונסיסט אנחנו מכירים ממערכות אחרות שלה המוטמעות אצלנו בארגון, ומהרגע שהתחלנו להשתמש ב- SENDIX ראינו את האפשרויות שהמערכת פותחת עבורנו."
מה מייחד את SENDIX?
"ראשית, הממשק הידידותי של המערכת מאפשר לנו לעצב הודעות, מודעות, ומסרים מגוונים בהתאם לרוח האוניברסיטה בקלות ובמהירות. אחרי הדרכה קצרה של הצוות בקונסיסט, יכולנו ליצור מודעות והודעות מסוגים שונים בכוחות עצמנו. SENDIX מאפשרת לכלל הנמענים לדעת שההודעות מתקבלות מאוניברסיטת בר-אילן, כאשר השם והלוגו מעוצבים בהתאם למיתוג האוניברסיטה. הממשק מאפשר לנו לראות באופן מיידי ומדוייק איך תיראה כל הודעה בסמארטפון של הנמען, דבר שמקל מאוד לשמור על רמה גבוהה ומדוייקת של עיצוב וביצוע".
איזה סוג של הודעות אתם שולחים?
"סוגי ההודעות שאנחנו יוצרים ומפיצים מתחלקים בעיקר לשני עולמות: בראשון אנו שולחים הודעות למתעניינים בלימודים אקדמיים, ובשני מפיצים מידעים מסוגים שונים לסטודנטים.
SENDIX היא כלי מאוד פרואקטיבי שמאפשר לנו להגיע לכמות גדולה של מתעניינים בלימודים אצלנו במוסד וכן לסטודנטים פעילים. אנחנו רואים שהקהלים בהם אנו מטפלים – בין אם מדובר בציבור הרחב או בסטודנטים, מעדיפים שנתקשר אתם באמצעות ערוץ הוואטסאפ בהשוואה לערוץ הטלפוני. אנחנו גם שואלים אותם באופן אקטיבי איזה ערוץ תקשורת מועדף עליהם על מנת לקבל מידע מהיר ומקיף, וכיום, למעלה ממחצית מאלו שאנו שואלים להעדפתם מציינים בפירוש שהם רוצים שנתקשר אתם באמצעות ערוץ הוואטסאפ. לכן SENDIX הינה אמצעי תקשורת מעולה עבורנו.
אנחנו יוצרים ומפיצים באמצעות המערכת סוגים רבים של הודעות – מודעות, מידע אודות פעילויות, קורסים ותוכניות לימוד, הזמנות לאירועים ועוד מגוון רחב של מסרים. אנחנו משתמשים ב-SENDIX כדי לשוחח עם המתעניינים בימים הפתוחים ולהעניק להם ייעוץ לימודי, וכדי להפיץ סקרי איכות הוראה מספר פעמים בשנה. בנוסף, נשלחות לסטודנטים הודעות במגוון רחב של נושאים. לדוגמה: שליחת הודעות לסטודנטים שגויסו למילואים, במטרה ליידע אותם אודות הזכויות שלהם. מדובר בכלי תקשורת רב עוצמה שמאפשר לנו יצירת קשר עם מספר רב של לקוחות באופן האינטראקטיבי המהיר ביותר."
אלו עוד יתרונות SENDIX מספקת?
"מעבר להיבט של הקלות והמהירות של יצירה, עיצוב והפצת המודעות, SENDIX מאפשרת לנו לדייק את הפניות ולהניע את הנמענים לפעולה. אחוזי התגובה להודעות שאנחנו שולחים באמצעות SENDIX הם גבוהים יחסית לערוצי התקשורת האחרים הפועלים במוקד, והיכולת שהמערכת מציעה במעקב אחרי פתיחה וקריאה של ההודעות מאפשרת לתקשר עם הלקוח בהתאם, באמצעות שליחה חוזרת או באמצעים אחרים. זוהי יכולת שלא הייתה קיימת במוקד לפני המעבר למערכת SENDIX."
תוכלי קצת לספר לנו על העבודה מול הצוות בקונסיסט?
"בוודאי. הצוות בקונסיסט, בראשות לויאור (מנהל פעילות SENDIX בקונסיסט) מלווה אותנו הרבה זמן עוד לפני שהמערכת החדשה נכנסה לשימוש. הליווי הוא ברמה הכי מקצועית ושירותית, תוך זמינות גבוהה ונכונות לסייע. הצוות מקדיש את הזמן כדי לאפשר לנו להשתמש במערכת בצורה מיטבית וגם ההדרכות הן מאוד יעילות ומדוייקות. בנוסף הם יש את סרטון ההדרכה שקונסיסט יצרו אשר מסביר הכל באופן הכי ברור, מה שמאפשר לנו לעבוד בעצמנו בקלות עם המערכת, ליצור הודעות ולהפיץ אותם. כל התהליך – מהיישום, ההדרכה, ההטמעה והליווי השוטף – מהיר וחלק, והצוות בקונסיסט דואג שמשתמשי המערכת במוקד יבינו את השימוש במערכת לעומק ויוכלו להפיק ממנה את המירב. תענוג לעבוד ככה!"
